はじめに
こんにちは！今回は、ビジネスシーンでよく耳にする「電子署名」について、新人社員の方にもわかりやすく解説します。
「押印と同じふうに使えるの？」「具体的にはどうすれば電子署名を付与できるの？」といった疑問も、この記事でスッキリ解決！
そもそも電子署名とは？
電子署名は、電子文書に「本人が承認した」という証拠を残す技術です。
紙の書類に押す「印鑑」や「サイン」の電子版と考えるとわかりやすいですね。
紙の契約書って、印鑑やサインがあってはじめて有効ですよね。
電子署名は、それをパソコンやスマホ上でやる方法なんです。
たとえば、メールで契約書のPDFをやり取りするだけじゃ不安ですが、
電子署名をすると、“誰が、いつ、同意したか”が証明できるんです。
ただの画像ではなく、
なりすまし防止・改ざん防止のための暗号技術が使われているので、法的効力もあります。
電子署名の特徴は？
本人確認方法：電子証明書・暗号技術により確認
改ざん検知：改ざんがあると無効になる
法的効力：電子署名法により明確に認められている
利用シーン：契約書・申請書など
電子署名を使うとどうなる？
メリット
・契約のやりとりが早くできる
・印刷・押印・郵送が不要！コスト削減
・テレワークや出張中でも対応可能
・契約書の改ざんや紛失リスクを低減
注意点
・相手方が電子契約を受け入れてくれるか確認が必要
・全ての書類に使えるわけではない（不動産登記などは除外）
・利用料金がかかることがある
はじめて電子署名を使うとき
・社内ルールを整備する（どの文書に電子署名を使うか？誰が承認するか？）
・どの電子署名サービス、または電子契約サービスにするか決める
電子署名サービスと電子契約サービス
ここで、電子署名サービスと電子契約サービスの違いを説明します。似た言葉なので混同しがちですが、それぞれ役割が違います。
電子署名サービス
電子署名とは、電子文書が作成者によって署名されたこと、および改ざんされていないことを証明する技術的な手段です。
電子的に「誰がサインしたか」を証明することです。暗号技術や電子証明書を使って本人確認と改ざん防止を実現しています。
使う場面：
署名だけが必要な文書（承諾書、届出書など）
電子契約サービス
電子契約サービスは、契約業務全体を電子化するためのサービスです。多くの電子契約サービスは、内部に電子署名の仕組みを持っています。
ワークフロー（稟議・上司の承認）や相手先とのやり取りも含み、契約書の作成 → 承認 → 署名 → 保管・検索まで一括管理できます。
使う場面：
業務委託契約、売買契約、秘密保持契約など、正式な契約業務全般
電子署名はPDF編集ソフト、WordやExcelなどのオフィスソフトを利用して付与することができます。電子契約サービスを利用すれば、利用者が何か特別な作業をしなくても、相手方に電子契約等を送付するときに自動で電子署名が付与されます。
まとめ
電子署名は、今やビジネスに欠かせない「新しい常識」になりつつあります。
導入は簡単で、信頼性は高く、紙文化からの脱却に大きく貢献してくれます。
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