採用時の社会保険手続き – カツの会社事務入門

Last Updated on 2023年2月26日 by 勝

社会保険とは

会社の事務では、厚生年金と健康保険を併せて社会保険といいます。従業員を採用したときは厚生年金と健康保険に加入させる手続きをする必要があります。

加入資格のある従業員を採用すれば、手続きの有無にかかわらず、被保険者になります。その日は、

１．適用事業所に使用されるようになった日
２．使用されている事業所が適用事業所となった日
３．被保険者から適用除外される事由に該当しなくなった日
４．任意適用事業所として認可された日
です。

試用期間中でも、勤務の初日から加入させなければなりません。

資格取得した場合は社会保険料を払わなければなりません。月の途中で被保険者資格を取得した場合、社会保険には日割計算という制度はないので、例えば９月３０日に入社した場合は、９月の加入期間は１日だけですが、それでも１ヶ月分の保険料を納付しなければなりません。

会社は年金機構へ、当月の社会保険料を、会社負担分と従業員負担分を合算して、翌月末までに支払います。

従業員からの社会保険料の徴収は、当月分の保険料を翌月の給与から控除します。つまり、通常は、天引きを始めるのは２回目の給料からで、入社後最初の給料から保険料を控除することはありません。

ただし、給与支給日は会社によって異なるので、支給日と入社日によっては、入社後の最初の給料から引き落すこともあります。

最初の給料から引き落とす場合は、給料は日割、社会保険料は日割無し、なので、手取りがとても少なくなる場合があります。不信感を持たれないように事前に説明しておきましょう。

適用事業に使用されている人でも社会保険の適用を除外される人がいます。

役員や家族従業員については、加入の可否を慎重に検討する必要があります。単に非常勤だから、家族だからということではなく、実態を考慮しなければなりません。

加入条件を満たす従業員を採用したとき、または未加入の従業員が加入資格を満たすことになったときは「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を５日以内に、年金事務所に提出しなければなりません。

フルタイム従業員は原則としてすべて加入させなければなりません。パート従業員についても加入させなければならない場合があります。

扶養者がいる場合には、被扶養者異動届も併せて提出します。

定年後継続雇用のときは、就業規則の写し・退職証明書の写し・事業主の証明なども必要です。

上記書類を提出すれば１週間くらいで、「資格取得確認及び標準報酬月額決定通知書」と「健康保険被保険者証」が送られてくるので、健康保険被保険者証を本人に渡します。

このとき、会社の控えとして被保険者証のコピーをとって保存することが多いです。そのコピーが必要になることは滅多にありませんが念のためだと思われます。

当該従業員や被扶養者が国民健康保険に加入していたときは、「渡した健康保険証」「国民健康保険の被保険者証」「運転免許証等の本人確認書類」の３点を市区町村役場に持参して国民健康保険から抜ける手続きをとる必要があることを指導してください。

基本的には本人が手続きするべきことですが、会社としても資格取得の手続きがあるので、一緒に手続きしてあげることが多いと思います。

任意継続の被保険者証を預かります。通常の採用手続きと同様に「被保険者資格取得届」を年金事務センターに提出します。このとき、預かった任意継続の被保険者証を添付してはいけません。

新しい保険証が届いてから、「健康保険任意継続被保険者資格喪失申出書」を提出します。その用紙に新旧の保険証の記号番号記載欄があるため、新しい保険証の到着まで待つ必要があるのです。任意継続の被保険者証はこの資格喪失申出書に添付します。

資格喪失申出書の提出先は各都道府県の「全国健康保険協会（協会けんぽ）支部」です。年金事務センターではありません。

新しい健康保険被保険者証が届くまで時間がかかるので、手元に有効な被保険者証がない期間がどうしても生じてしまいます。一般的には、被保険者証が手元にない時期については、いったん全額自己負担して後から還付請求しなければならないことを本人に伝えましょう。

急を要する場合には、「健康保険被保険者資格証明書」の手続きをしてあげましょう。この資格証明書を医療機関に提示すれば、健康保険証の代わりになります。

「健康保険被保険者資格証明書交付申請書」を年金事務所に提出することで即日交付を受けることができます。