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会社の規程

就業規則等のサンプルの利用法

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最初はサンプルを利用するのが普通

就業規則など会社の定めた規程類を一括して社内規程といいます。

社内規程のサンプルはいろいろなホームページで公開されています。このカサマイの会社事務入門にもいくつかの規程例を掲載しています。

こうした規程サンプルをそのまま使うのは感心しませんが、参考にするものが無くゼロから規程を作るのは難しすぎます。丸写しが良くないだけです。サンプル規程を上手に活用しましょう。

サンプル規程は一般的な会社をイメージして作っています。ですから、それぞれの会社の業務内容や規模や体力にあわせて修正する必要があります。良いものを作ろうという気持ちが勝って背伸びしてしまうとうまくいきません。最初は小さく、だんだん充実、というのが規程作りの基本だと思います。

法律に違反していないかチェック

サンプルを利用するときは、そのサンプルがいつ頃作られたのかを知る必要があります。労働基準法などの法改正情報を手に入れ(ネットで簡単に手に入ります)、法律の改正部分がサンプル規程でどのように扱われているか調べましょう。

削除してはいけない部分もある

労働基準法の定めにより必ず記載しなければならない事項が決まっています。不要だと思っても削除する前に確認してください。

就業規則に記載する事項

サンプルを鵜吞みにしてはいけない

就業規則のサンプルは、厚生労働省ホームページに掲載されているものをベースにしているものが多いため、法令の定めを上回って労働者に有利な規定も散見されます。

労働者に有利に作ることは望ましいことではありますが、会社の規模や財務力によっては必要以上の負担を背負うことになります。サンプルを見ただけではどの部分が法令を上回る規定なのか見つけるのは難しいと思います。解説書などを読み込むことが必要です。

取引先などから実際に使っている就業規則を提供されることもあると思いますが、そのまま引き写すのは危険です。特に、大企業や業界トップレベルの企業の場合は、厚労省のサンプルをさらに上回る水準で規定されていることもあります。参考にする場合は、本当に自社に適用できるのか、一つ一つ検討しなければなりません。

雇用形態が違う従業員がいるときは複数の就業規則

従業員が皆正社員であれば一つの就業規則で足りますが、嘱託社員やパートタイム社員がいるときは、雇用形態別に就業規則が必要です。「準じる」という定めは、同じに扱うという意味になります。別々に作りましょう。

就業規則は読んで分かることが大事

読んでも意味が分かりにくいところがあれば、社内規程として失格です。法律であれば、何度読んでも意味がとりにくい法律もありますが、社内規程は専門家に読み解いてもらわなければならないような難しいものにしてはいけません。従業員の誰もが一読して理解できるものにする必要があります。

そこで、作成したら、規程担当者以外の人に読んでもらいましょう。「読んでほしい」と渡すのではなく、多少時間はかかりますが、時間をもらって、一条ずつ読み聞かせ、すんなり理解できるか確認するのが良いと思います。できれば複数の人にお願いしたいものです。

定期的なチェックが欠かせない

注意深く作っても、現場の実態にそぐわない部分が出てくるものです。「これは違うんじゃないか」そうした現場の声が、規程の担当者に上がってくる仕組みが必要です。年に一度くらい、各部署あてに規程についてのアンケートを実施するのも一方法です。