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  • 今さらですが、電子契約書ってなんでしょう?

    電子契約書とは

    電子契約書は「紙の契約書をデジタルで完結させたもの」です。契約書を書面印刷・署名・押印して取り交わす代わりに、インターネット上で契約を交わす仕組みです。通常は電子契約サービスを提供する会社と契約してシステムを利用します。

    電子契約書のメリット

    1. 印紙税が不要
      • 紙の契約書に必要な印紙代が不要になるのでコストが削減できます。
    2. スピードが早い
      • 押印・郵送・押印・郵送のやり取りが不要になります。メール通知だけで作業がすすみます。
    3. 業務効率化
      • 契約締結から保存までオンラインで完結します。外出先や在宅勤務中でも対応可能です。
    4. 改ざん防止・証拠力確保
      • 電子署名やタイムスタンプで「誰が・いつ署名したか」が記録されます。
    5. 契約書の保管・検索が容易
      • 契約書がクラウドで整理・検索でき、紙ファイルの保管スペースが不要になります。
    6. 環境にやさしい
      • 紙・印刷が不要になるためエコです。

    電子契約書のデメリット

    1. 相手先の同意が必要
      • すべての取引先が電子契約に対応しているわけではありません。導入時は「当社は電子契約を基本としますが、ご希望があれば紙契約も対応します」と案内しておくとスムーズです。
    2. システム利用料が発生
      • 電子契約サービスの月額費用や送信料がかかります。
    3. ITリテラシーの差
      • 相手が操作に慣れていないと、手続きが渋滞することがあります。
    4. 保存ルールに注意
      • 税務上の保存は「電子帳簿保存法」に則る必要あります。社内の運用ルール整備が必要です。
    5. 電気・ネット環境への依存
      • 停電やシステム障害時にアクセスできないリスクがあります。

    電子契約サービスを利用する

    電子契約を導入するには、通常は電子契約サービスを提供する会社と契約してそこのサービスを利用します。

    電子契約サービスの提供会社は多数あります。それぞれが契約書作成から署名・送信・管理までクラウド上で完結する利便性を提供しています。

    クラウドサイン、電子印鑑GMOサイン、契約大臣、freeeサイン、SMBCクラウドサイン、Dropbox Sign、Adobe Acrobat Signなどがあります。

    電子契約サービスの機能

    • 契約書アップロード:PDFやWordなどで作成した書類をアップロードしてプロセスをスタートします。
    • 電子署名・タイムスタンプの付与:改ざん防止など、法的証拠力が確保されます
    • 相手先への送信・署名依頼:メールリンクなどを通じ、相手は簡単に署名可能です。
    • 契約書の保管・管理・検索:テンプレート管理やワークフロー対応のケースもあります。
    • 法令対応:電子署名法や電子帳簿保存法への準拠を備えているサービスが多いです。

    電子契約サービスを利用する手順の例

    当方の操作

    1. 契約書を用意
      WordやPDFで契約書を作成し、パソコンに保存しておきます。
    2. 電子契約サービスにログイン
      クラウドサインやDocuSignなどのサービスにアクセスし、自分のアカウントでログインします。
    3. 新しい契約を作成
      サービスの画面で「新規契約」や「契約書を送る」といったボタンをクリックします。
    4. 契約書ファイルをアップロード
      「ファイルを選択」ボタンを押し、パソコンに保存してある契約書PDFを選んで登録します。これが「アップロード」の操作です。つまり「アップロード」とは、紙の契約書を印刷・郵送する代わりに、PDFファイルを契約サービスのシステムに取り込む操作のことです。
    5. 署名してもらう相手を指定
      相手先のメールアドレスを入力します。
    6. 署名位置を設定(サービスによっては不要)
      契約書のどこに署名や押印を入れるかをマウスで指定します。
    7. 送信ボタンを押す
      相手に「契約の確認依頼メール」が届きます。

    相手側の操作

    • メールのリンクを開き、契約内容を確認します。
    • 「同意」「署名」ボタンをクリックします。
    • これで契約成立です。双方の署名入りPDFが保存されます。

    電子契約サービスは必須か

    結論からいうと、電子契約サービスの会社を必ず使わないと電子契約できないわけではありません。

    契約は「申込み」と「承諾」の合意があれば成立するので、メールで「この条件で契約します」と双方がやり取りするだけでも契約は成立 します。

    ただし実務では、以下の理由で専用サービスの利用が安心・便利とされています。

    • 本人確認が難しい
      メールやPDFのやり取りだけだと「本当に本人が承諾したのか?」と後で争われる可能性があります。
    • 改ざん防止
      PDFはあとから書き換え可能です。専用サービスは「タイムスタンプ」「電子署名」で改ざんを防止できます。
    • 保存・管理のしやすさ
      送った契約書をクラウド上で一元管理できます。

    少額の取引や信頼関係がある相手なら、メールやPDFのやりとりだけで取引する場合があります。しかし、契約書や覚書を取り交わすような重要な取引では、証拠力を確保するために電子契約サービスを使うのが一般的です。


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  • 部下を二次会に誘ったらパワハラ扱いされてしまいました。どうすればよかったのでしょうか?

    小さな商社の課長をやっています。取引先との接待が終わった帰りに、ねぎらいの気持ちで部下を誘ってもう1軒飲みに行きました。しばらくしてから部長に呼ばれて、「部下に酒の無理強いをするものではない、下手をすればパワハラだ」と注意されました。私としては無理強いしたつもりはなく、部下も喜んで飲んでいたように見えたのですが、これではもう誘うことはできません。そういう時代だと思って大人しくしているしかないのでしょうか。アドバイスをお願いします。

    接待後の二次会、お疲れ様でした。部下の方をねぎらうお気持ちはとても素晴らしいと思います。しかし、部長さんから注意を受けてしまったとのこと、心中お察しいたします。

    パワハラとは

    まず、パワーハラスメントは一般的に以下の3つの要素で定義されます。

    • 優越的な関係に基づいて(上司と部下の関係など)
    • 業務の適正な範囲を超えて
    • 身体的・精神的な苦痛を与えること、または就業環境を害すること

    今回のケースをこれに照らし合わせて考えてみましょう。

    1. 優越的な関係

    課長であるあなたと部下という関係は、まさにこの「優越的な関係」に該当します。

    2. 業務の適正な範囲

    二次会が担当業務の適正な範囲に含まれるかですが、気をつかう接待が終わって、部下を労おうとしたのであれば、業務の適正な範囲と考えてもよいでしょう。しかし、部下が「やれやれこれで帰れる」という気持ちになっていたかもしれません。さらに負担をかけることになったのであれば、業務の適正な範囲とは言えなくなるかもしれません。

    また、部下が部長に訴えたのであれば、「身体的・精神的な苦痛が」あったと思われます。

    パワハラかどうか

    今回のご相談内容は、パワハラの定義にあてはめれば、パワハラに近いようにみえます。しかし、無理に手を引いて行ったわけではなく、もう飲めない人に無理強いしたようでもなく、そのときは楽しく飲んでいたようなので、パワハラとまではいかないように思われます。

    ただし、無理強いをしたつもりがなくても、相手が「そう感じてしまった」のであれば、ハラスメントと見なされる可能性があるので、今回はパワハラに近かったかもしれないと考えましょう。

    部長も「下手をすればパワハラだ」と仰っています。これは「あなたがすでにパワハラをした」という意味ではなく、「無理強い」の可能性があると言っているだけです。

    上司からの誘いを断りにくいと感じる部下も少なくありません。たとえ本人が「喜んで飲んでいた」ように見えても、それは本心ではないかもしれません。このことを理解して、どのように立ち回るのが良いか考えてみましょう。

    今後の対応

    誘い方を工夫する

    まず、部下を誘う際には「行きたい人が行く」という選択肢を明確にするとよいでしょう。

    例えば、次のように声をかけてみてはいかがでしょうか。

    • 「もし良かったら、この後もう一軒どうかな? 疲れてるだろうから、無理はしなくていいからね。もちろん、まっすぐ帰っても大丈夫だよ」
    • 「二次会に行きたい人いる? 私はもうちょっと飲んで帰ろうと思うんだけど、よかったら付き合ってくれる?」

    このように、相手にプレッシャーを与えない言葉を選ぶことで、部下は「帰ります」と言いやすくなります。

    このことについては、誘ったときに言うだけでなく、日頃から、誘いを断ってもマイナス評価にならないと伝えておくことも大事です。

    時間が長くなったり、つい飲みすぎたりして翌日に響けば、「喜んでいた」本人も、後になって後悔することもあります。

    誘いに乗ってくれたとしても、一人ひとりが自分のペースで注文できるおちついた店を選ぶなどの配慮をしましょう。

    二次会の時間は、1時間程度で終わるようにしましょう。また、昔は、もっと飲みなさいと勧めるのが常識だった時代もありますが、今は通用しません。上司は部下が飲みすぎないように注意を払う必要があります。

    日頃からコミュニケーションを増やす

    飲み会はコミュニケーションの一つの手段ですが、それだけではありません。

    日々の業務の中で、部下との信頼関係を築くことも大切です。

    • 機会があれば雑談をする(長くなったり話題が説教臭くならないように注意)
    • 仕事の合間にコーヒーを誘って奢る(同上)

    こうした日常的な交流を通じて、部下の個性や考え方を深く理解することで、お互いに気持ちの良い関係を築くことができます。

    まとめとして言えば、「そういう時代だから仕方ない」と諦めてしまうのは、少しもったいないかもしれません。

    部長さんが指摘されたのは「無理強い」の可能性があるという点だけで、「誘うこと自体」を否定されたわけではありません。

    時代に合わせた新しい付き合い方を模索し、部下との信頼関係を築いていけば、より良いチームを作ることができるはずです。


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  • 細かなことに口出しする先輩の言動はパワハラにあたりますか?

    この春に入社して営業部門に配属されました。10人の小さな課なので、仕事は課長から直接指示され、報告も課長に直接することになっています。課内に3年ほどのキャリアがある先輩が居て、権限が無いはずなのに、課長がいないところであれこれ細かなことに口出しをします。課長の指示と違うことを言われることもあります。とても鬱陶しいのですが、新人なので我慢しています。先日、そのことを社外の友人に愚痴を言ったら、それはパワハラではないかと言われました。思っていませんでしたが、客観的にはどうでしょうか?

    先輩が課長と違うことを言ってくると、どう対応していいかわからず戸惑いますよね。それがパワハラかどうか、客観的に考えてみましょう。

    パワハラの定義

    まず、一般的にパワハラ(パワーハラスメント)は、以下の3つの要素をすべて満たす行為とされています。

    1. 優越的な関係に基づいている: 指示をする側とされる側に、上下関係や影響力の差があること。
    2. 業務の適正な範囲を超えている: 仕事の必要性を超えた行為であること。
    3. 労働者の就業環境が害される: 精神的、身体的な苦痛を与え、仕事をする上で見過ごせない問題が生じること。

    あなたの状況を当てはめてみる

    ご相談の状況をこれらの定義に当てはめてみると、次のように考えられます。

    優越的な関係

    この点については、課の先輩という立場なので、あなたに対して優越的な関係があると言えます。

    業務の適正な範囲

    「権限がないはずなのに細かな口出しをする」「課長の方針と違うことを言う」という点から、先輩の指示が業務の適正な範囲を超えている可能性があります。しかし、先輩として新入社員にアドバイスをするという行為自体は、業務の一環と見なされることもあります。

    重要なのは、そのアドバイスが本当に業務を円滑に進めるためのものなのか、それとも個人的な感情や意図によるものなのかという点です。

    就業環境が害されている

    「とても鬱陶しい」と感じていることから、精神的なストレスを受けている状態です。しかし、これが「見過ごせない問題」にまで達しているかは、判断が難しいところです。

    パワハラかどうか

    これらの点を総合的に考えると、パワハラに発展するリスクのあるグレーゾーンだと言えます。もっと具体的な言動を分析しなければなりませんが、ご提示いただいた範囲で検討すると、パワハラかどうかの判断は難しいです。

    ただし、課長と先輩の間で指示内容に矛盾が生じ、あなたが板挟みになって悩んでいる状況は、健全な職場環境とは言えないので改善しなければなりません。

    先輩が良かれと思ってアドバイスをしている可能性もありますが、新人指導という名目で不当な圧力をかけている可能性もあります。

    どう対処すべきか

    すぐにパワハラだと決めつけるのではなく、まずは冷静に対処することをおすすめします。

    • 先輩と穏やかに話す: 「いつもご指導ありがとうございます。先輩のご意見も参考にさせていただきたいと思いますが、私の上司は課長なので、その件については課長の指示に従いたいと思いますがどうでしょうか?」などと、柔らかめに話して、本心を探ってみましょう。
    • 課長に相談する: 当人と話してもうまく意思疎通ができなければ、課長に相談するべきです。課長に「先輩からこのような指示をいただいたのですが、課長の方針と少し違うように感じますが、どのように進めるのが良いでしょうか?」といった形で、穏やかに確認してみるのが良いでしょう。

    それでも状況が改善しない場合は、一人で抱え込まず、会社のパワハラ相談窓口に相談することを検討してください。

    いずれにしても、ご自身の気持ちと向き合い、無理のない範囲で行動することが大切です。


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  • 定時に仕事を始められるようにしなさい、という指示はサービス残業の強制ではありませんか?

    当社では、「始業時間には席に着き、仕事を始められる状態にしておきなさい」と指示されています。なので、最低10分前には席について、パソコンを起動させて、書棚から書類を出して、今日のスケジュールにざっと目を通して段取りを考え始めることにしています。定時に入室していては間に合いません。ということは、事実上、毎日10分程度のサービス残業を強いられていると考えてもよいと思うのですがどうでしょうか。

    会社の指示を守るためには、最低10分前には席にいなければならない、という状況であれば、その準備行動は、時間外労働に該当する可能性があります。

    労働時間とは

    労働基準法上、「労働時間」とは労働者が使用者の指揮命令下に置かれている時間を指します。したがって、会社が定時前の出社や作業準備を事実上義務付けている場合、指揮命令下にあるとみなされますので、その時間は労働時間に該当します。

    労働時間になるケース

    • 始業前ミーティングへの参加を義務付ける
    • 制服への着替えや清掃などを指示する
    • パソコン立ち上げや資料準備を「定時前に終えておくべき」と指導する

    今回のケースはこの3に当たります。

    パソコンの立ち上げや資料準備は、業務に不可欠な作業ですから、労働時間と認定されます。

    もし、名目上は、自主的にやっていた場合でも、準備という「仕事」が始まっているので、使用者の指揮命令下にあります。労働時間に算入しなければなりません

    指示がなく、慣習的なものだとしても、会社の雰囲気として、これをやらないと評価が下がる、といった状況があれば、実態的に強制とみなされる可能性があります。

    しては使用者の指揮命令下にあるため、労働時間に算入しなければならないとされています(裁判例・行政通達あり)。

    労働時間にならない場合

    • 労働者が自主的に早く来て雑談している、私物整理をしている、コーヒーを飲んでいる、といった時間は労働時間に含まれません。

    実務上のリスク

    未払い残業に当たる可能性があります。1日10分だとしても、年間200日とすると、2000分になります。時間にすれば33時間強です。時給2千円で計算すると6万6千円強になります。これを全従業員に対して数年分払わなければならないこともありえます。

    企業としての対応策

    「始業時刻に業務開始できること」を求める場合、準備行為の時間を労働時間に含めることが望まれます。具体的には始業時間の変更か、時間外労働賃金の支払いが必要です。

    準備を業務に含めないのであれば、準備不要の運用に改めるべきです。就業規則や通達で「定時前の準備作業は必要ない」と明示しましょう。

    結論として、会社が定時前出社を事実上強いている場合は「早出残業」にあたる可能性があります。対策としては、「労働時間として認める」か「準備作業をさせない」と整理になります。


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  • 休憩時間って本当に自由にしていいんですか?

    労働基準法の定め

    休憩時間は自分の自由に過ごすことができます。労働基準法にきちんと書いてあります。

    労働基準法第34条3 使用者は、第1項の休憩時間を自由に利用させなければならない。

    こうなれば休憩とは言えない

    次のような状態であれば休憩を与えているとは言えません。

    • 電話が鳴ったら出なければならない
    • 来客があったら応接しなければならない
    • 自分の席にいることを求められている
    • ときどき仕事を頼まれることがある
    • メールを読んでいなかったと叱られる

    自由ってどのくらい自由なの?

    休憩時間中は、近くの食堂に行くのも、どこかで昼寝をするのも、忘れ物をとりに自宅に行くのも自由です。

    具体的には、以下のような行動は一般的に問題ないとされています。

    休憩室でアクセサリー作りの副業をする: 休憩時間は、労働者の自由に利用できる時間であるため、会社に損害を与える、あるいは会社の秩序を乱すような行動でなければ、副業を行うことも可能です。

    近所の風呂に行ってくる、家が近いので帰って昼寝をする: 休憩時間中に事業場から外出することも自由です。ただし、休憩時間内に帰ってこなければなりません。

    外出禁止はできるのか?

    休憩時間は自由にできるので、外出することも自由です。しかし、なかには、許可なく事業場から離れることを禁止している会社もあります。

    これは、休憩時間の自由利用を妨げる目的であれば違法です。ただし、休憩時間が終わっても戻ってこない人がいるときに、どこに行ったものか全くわからないというのは不便だし、安全上の問題もあります。

    そこで、食事に行くとか、散歩に行くとかの断りを入れさせる会社が多いのですが、それくらいの規制は違法とは言えないでしょう。裁判例でも、合理的な範囲での使用者の管理権は認めています。

    文書による届出制は運用によってはグレーゾーンです。例えば弁当を買いに行くにも書類を出さなければならないということになると、実質的に休憩が取りにくくなるので違法に近いと思われます。外出を許可しないというのは業種にもよりますが一般的には違法の可能性が髙いです。

    休憩自由利用の例外

    一部の事業・業種で自由利用の例外が認められています。(労働基準法施行規則第33条)

    一 警察官、消防吏員、常勤の消防団員、准救急隊員及び児童自立支援施設に勤務する職員で児童と起居をともにする者

    二 乳児院、児童養護施設及び障害児入所施設に勤務する職員で児童と起居をともにする者

    三 児童福祉法第六条の三第十一項に規定する居宅訪問型保育事業に使用される労働者のうち、家庭的保育者として保育を行う者

    ただし、二号に掲げる労働者を使用する使用者は、その員数、収容する児童数及び勤務の態様について、様式第十三号の五によって、予め所轄労働基準監督署長の許可を受けなければなりません。

    休憩自由利用除外許可申請の様式は厚生労働省ホームページに掲載されています。


    会社事務入門労働時間の適正な管理休憩時間って法律でどう決まってる?労働基準法に定められた休憩のルール>このページ

  • 私の部下の言動がパワハラだと言われましたが、当人に悪気がありません。どう対応すればよいでしょうか?

    メーカーの営業課長です。部下に元気で声が大きい者がいます。多少他人に対する配慮に欠ける言動もありますが、仕事はきちんとやっています。その者の言動がパワハラだという声が複数あり、上司として対応に困っています。これまでも注意したことはあるのですが、本人が自分に悪いところがあるとはまったく思っていないので、説得にも会話にもなりません。どのように対応すれば良いかアドバイスをお願いします。

    これまで注意をしても、本人に悪気がないため話が通じないという状況は、非常に歯がゆく感じられることと思います。しかし、この問題を放置すれば、さらに多くの従業員が精神的な苦痛を感じる可能性があり、最悪の場合、優秀な人材の離職や組織全体の士気の低下につながりかねません。以下に、具体的な対応をご提案させていただきます。

    ステップ1:状況の正確な把握と記録

    まず、事態を客観的に把握し、事実に基づいた対応を進めることが重要です。

    • 具体的な言動の収集: 「パワハラ」という抽象的な言葉ではなく、「いつ」「どこで」「誰に」「どのような」言動があったのか、具体的な事例を集めてください。被害を受けたとする複数の従業員から、個別に話を聞く時間を設けるのが良いでしょう。
    • 記録の作成: 聞き取った内容は、日時、場所、内容を詳細に記録しておきましょう。これにより、後で本人と話す際の証拠となり、感情的な議論を避けることができます。

    ステップ2:本人への個別面談と具体的な指摘

    事実関係を整理した上で、本人と一対一でじっくり話す機会を設けてください。この際のポイントは以下の通りです。

    • 感情的にならず、淡々と事実を伝える: 「あなたにはパワハラをしているという声がある」といった抽象的な表現ではなく、「〇月〇日の会議で、Aさんに対して『そんなこともできないのか』と大声で発言したことが、Aさんを精神的に追い詰めていると訴えがあった」のように、収集した具体的な事例を提示します。
    • 本人の視点を理解する努力: 「なぜそのような発言をしたのか?」と本人の意図を尋ね、本人の「悪気のない」行動の背景を理解しようと努めてください。たとえば、「チームの士気を上げようとした」「早く仕事を終わらせてほしかった」といった本人の考えがあるかもしれません。
    • 行動の定義とリスクを伝える: 本人の意図がたとえ善意であったとしても、その行動が他者に与える影響が問題であることを明確に伝えます。悪意がなくとも、相手が不快に感じたり、精神的苦痛を感じれば、それはハラスメント行為になりうることを認識させてください。また、それが会社としてのコンプライアンス違反にあたる可能性や、放置した場合の懲戒処分など、個人が負うリスクについても冷静に説明しましょう。

    ステップ3:行動改善に向けた具体的な目標設定

    ただ注意するだけでなく、改善に向けた具体的な行動を一緒に考え、目標を設定します。

    • 具体的行動の提案: 「大声で話さない」「相手の意見を最後まで聞く」「否定的な言葉を使わない」など、改善すべき行動を具体的にリストアップします。
    • 具体的な行動計画の策定: 「週に一度はチームメンバー全員に感謝の言葉を伝える」「会議で発言する際は、まず相手の意見を肯定してから自分の意見を述べる」など、実践可能な行動計画を立てます。
    • 定期的なフォローアップ: 面談で終わりではなく、定期的に声をかけ、改善状況を確認し、ポジティブなフィードバックを与えることで、本人のモチベーションを維持させます。

    ステップ4:組織全体での意識改革

    この問題は、特定の個人の問題として片づけるのではなく、組織全体でハラスメントに対する意識を高める機会と捉えることも重要です。

    • 社内研修の活用: ハラスメント防止研修やアンガーマネジメント(怒りをコントロールする方法)に関する研修の受講を本人に促すだけでなく、営業課全体で参加することを検討してください。
    • 相談窓口の周知: 部下たちが安心して相談できる窓口があることを改めて周知し、風通しの良い職場環境づくりに努めます。

    以上のステップを踏むことで、部下の「悪意のなさ」を尊重しつつ、具体的な事実に基づいて問題の本質を伝え、建設的な改善を促すことができると考えます。


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