カツの会社事務入門

投稿者: 勝

  • OJT指導員用マニュアル：新入社員の成長を促すために

    OJT指導員向けのマニュアルのサンプルを示します。OJTの成功は、指導員の適切な関わり方にかかっています。新入社員の成長を促し、指導員自身の負担を軽減するためのポイントをまとめました。

    OJT指導員用マニュアル（サンプル）

    1. 信頼関係の構築を最優先にする

    OJTは、単なる業務指導ではありません。新入社員が安心して質問や相談ができる心理的な安全性を築くことが最も重要です。

    挨拶と声かけ: 毎日、元気な挨拶で迎え、積極的に話しかけましょう。

    傾聴の姿勢: 新入社員の話に耳を傾け、意見や考えを受け止める姿勢を見せましょう。

    業務外のコミュニケーション: 休憩時間やランチなどで、プライベートな話も交えながら、人柄を知る努力をしましょう。

    2. スモールステップで「成功体験」を積ませる

    最初から完璧を求めず、小さな目標を一つひとつクリアさせていくことが大切です。成功体験が、新入社員の自信とやる気を引き出します。

    簡単なタスクから始める: 電話応対や簡単なデータ入力など、比較的負担の少ない業務から始めましょう。

    具体的な指示: 「あれやっておいて」ではなく、「〇〇の資料を、来週の会議までに作成してください」のように、期日と目標を明確に伝えましょう。

    できたことを具体的に褒める: 「すごいね」だけでなく、「〇〇の資料、とても見やすくて分かりやすいね」のように、具体的に褒めることで、何が評価されたのかが伝わりやすくなります。

    3. 「教える」よりも「考えさせる」を意識する

    一方的に知識を詰め込むのではなく、新入社員自身に考えさせることで、自律的な成長を促すことができます。

    質問の投げかけ: 疑問に思っていることや、どうすればよいか困っていることに対して、「どうしたらいいと思う？」と問いかけ、一緒に答えを探しましょう。

    フィードバックの工夫: 失敗した時には、「なぜそうなったと思う？」と問いかけ、原因を自分で考えさせましょう。その上で、解決策を一緒に考え、次にどう活かすかを話し合います。

    OJT計画書を共有: OJTの目標やスケジュールを新入社員と共有し、「何を、いつまでに」学ぶべきかを認識してもらいましょう。

    4. 報連相（報告・連絡・相談）の習慣化を促す

    報連相は、業務を円滑に進める上で不可欠なスキルです。OJT期間中に、その重要性を伝え、習慣づけさせましょう。

    タイミングを具体的に伝える: 「困ったことがあったら相談してね」だけでなく、「〇〇の業務で作業が止まったら、すぐに相談してね」のように具体的な状況を伝えましょう。

    相談しやすい雰囲気づくり: 忙しい時でも、話しかけられたら手を止め、新入社員の方を向いて話を聞くようにしましょう。

    報連相のフィードバック: 適切なタイミングで報連相ができた時には、「すぐに相談してくれてありがとう。助かったよ」と伝え、ポジティブなフィードバックをすることで、次も報連相をしようという意識を高めましょう。

    これらのポイントを意識してOJTに取り組むことで、新入社員の成長を力強くサポートできるはずです。新入社員が自信を持って業務に取り組めるよう、温かく見守りながら指導していきましょう。

    関連記事：OJT教育の効果的な進め方と指導法の教育カリキュラム

    会社事務入門＞社員教育の効果を最大化する研修設計の秘訣＞このページ

  • 外部研修・オンライン研修を効果的に活用する方法

    社員研修を検討する際、「社内研修だけでは限界がある…」「もっと効率的に学びを提供したい」と感じる方も多いのではないでしょうか。今回は、外部研修とオンライン研修を効果的に活用する方法について解説します。

    外部研修：プロの知見を最大限に活かす

    外部研修とは、研修専門会社が提供するプログラムに参加する形式の研修です。自社にはない専門的な知識やスキルを学ぶのに最適です。

    研修会社の選び方

    研修会社を選ぶ際は、以下のポイントを押さえましょう。

    研修内容の専門性: 自社のニーズに合致した専門分野を持つ会社を選びましょう。例えば、マネジメント層の育成ならリーダーシップ研修に強みがあるか、技術職なら最新技術に対応しているか、などを確認します。

    実績と評判: 導入実績や受講者の声を確認することで、信頼性を判断できます。

    講師の質: 講師の経歴や専門性、教えるスキルも重要です。可能であれば、体験セミナーなどに参加して直接確認するのも良いでしょう。

    アフターフォロー: 研修後のフォローアップ体制が整っているかどうかも、効果を左右する重要な要素です。

    オンライン研修：時間と場所の制約を超えて学ぶ

    近年、急速に普及しているのがオンライン研修です。インターネットを通じて、いつでもどこでも学習できるのが最大のメリットです。

    eラーニングの活用

    オンライン研修の代表的な形式がeラーニングです。eラーニングは、動画コンテンツやクイズ形式の教材で学習を進めます。

    メリット: 受講者が自分のペースで学習できるため、多忙な社員でも受講しやすいです。また、繰り返し学習できるため、定着率を高める効果も期待できます。

    デメリット: 講師との直接的なコミュニケーションが少ないため、疑問点をその場で解決しにくい場合があります。

    ライブ配信研修

    Zoomなどのツールを使ったリアルタイムの研修です。対面研修に近い臨場感があり、質疑応答やグループワークも可能です。

    メリット: 講師や他の受講者と双方向のコミュニケーションが取れるため、一体感が生まれます。

    デメリット: 時間が固定されるため、スケジュール調整が必要です。

    最新トレンド：リスキリングと学び直しの重要性

    現代は変化のスピードが速く、一度身につけたスキルが陳腐化する時代です。そこで注目されているのが、リスキリング（Reskilling）です。

    リスキリングとは、新しいスキルを学び直し、新たな職務や働き方に対応することを指します。

    外部研修の活用: DX（デジタルトランスフォーメーション）やAIに関する専門的な知識は、外部研修を活用して効率的に学ぶのが効果的です。

    オンライン研修の活用: 最新技術やトレンドは常に変化します。eラーニングを活用すれば、最新の情報を手軽にキャッチアップし、スキルをアップデートし続けることができます。

    社員の自律的な学びを支援し、時代の変化に対応できる組織を作るためにも、外部研修やオンライン研修を戦略的に活用することが不可欠です。

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  • 全部を修繕費として経費にできるわけではない、資本的支出についての解説

    修繕費と資本的支出は、会社が持っている建物や機械などの固定資産にかかった費用を、帳簿にどう記録するかという話です。この2つは似ていますが、税金や会社の利益計算に大きく影響するため、区別することがとても重要です。

    修繕費とは？

    修繕費は、固定資産を「現状維持」したり、「元の状態に戻す（原状回復）」ために使った費用です。イメージとしては、壊れたものを直したり、古くなったものを買い替えることで、買った時と同じように使えるようにする費用です。

    たとえば、

    • 雨漏りする屋根を直すための修理費用
    • 車のタイヤがパンクしたので交換した費用 (同じ性能のタイヤの場合)
    • パソコンが壊れたので部品を交換して使えるようにした費用
    • 給排水設備の水漏れを修理する費用

    などがあります。これらの費用は、原則として、支払った年に全額を費用（経費）として計上できます。

    資本的支出とは？

    一方、資本的支出は、固定資産の「価値を高める」または「使用できる期間を延ばす」ために使った費用です。単に元に戻すだけでなく、以前よりも便利になったり、長持ちするようになったりする場合がこれにあたります。

    たとえば、

    • 建物の耐震補強工事を行った費用 (より頑丈になった)
    • 車のエンジンを高性能なものに交換した費用 (以前より性能が上がった)
    • エレベーターのないビルに新しくエレベーターを設置した費用 (ビルの機能が向上した)
    • 通常のガラス窓を、断熱効果の高い二重窓に取り替えた費用 (価値が向上した)

    などがあります。資本的支出は、その年に全額を費用にすることはできません。固定資産の「取得価額に含めて資産として計上」し、その後、減価償却という方法で、何年かに分けて少しずつ費用として計上していきます。

    修繕費と資本的支出のちがい：なぜ重要なのか？

    この2つを区別することが重要なのは、税金の計算に大きく影響するからです。

    • 修繕費: 支払った年に全額経費になるので、その年の利益が減り、支払う税金が少なくなる効果があります（節税効果が高い）。
    • 資本的支出: 複数年にわたって少しずつ費用になるので、その年の税金への影響は小さいですが、将来にわたって費用を分散できます。

    そのため、どちらに該当するかで、会社の税負担や財務状況の見た目が大きく変わる可能性があります。

    判断に迷った時のヒント

    修繕費と資本的支出の区別は、時に難しいことがあります。実務では、以下の点が判断基準になります。

    • 目的: 「現状回復」や「維持管理」が目的なら修繕費、「価値向上」や「耐用年数延長」が目的なら資本的支出。
    • 金額基準:
      • 20万円未満または3年以内の周期の支出: 1つの修繕や改良にかかる費用が20万円未満の場合や、およそ3年以内の周期で発生する定期的な支出は、修繕費として扱ってよいとされています。
      • 60万円未満または取得価額の10％以下の支出: 支出が資本的支出か修繕費か明らかでない場合、その費用が60万円未満であるか、あるいは対象の資産の前期末時点の取得価額の約10％以下であれば、修繕費として扱えます。
    • 例外規定: 例えば、災害で被災した固定資産の修理費用などで、修繕費か資本的支出か判断が難しい場合、特例で一定の割合を修繕費にできる規定もあります。

    重要なのは、名目ではなく「実質的な内容」で判断することですが、正確な知識については、税理士や税務署に相談することをおすすめします。

    関連記事：初心者でもわかる！固定資産管理の基本

    会社事務入門＞事務処理のいろいろと事務処理の効率化＞勘定科目の解説＞このページ

  • 土地や機械はいくらで計上する？固定資産の取得価額をやさしく解説

    会社を経営していると、事業のために土地や機械を購入することがあります。これらは会社の財産であり、「固定資産」として帳簿に記録する必要があります。

    しかし、この固定資産をいくらの金額で帳簿に載せるか、考えたことはありますか？ただ単に購入したときの金額だけを計上すればいいのでしょうか？

    実は、固定資産の計上には、その固定資産が使えるようになるまでにかかった様々な費用を含める必要があります。これを「取得価額」と呼びます。今回は、この取得価額について、わかりやすく解説します。

    取得価額とは？

    取得価額とは、固定資産を購入したときの価格だけでなく、その固定資産を事業で使える状態にするまでにかかったすべての費用を合計した金額のことです。

    減価償却をするには取得価額を確定させなければなりません。

    たとえば、機械を購入した場合を考えてみましょう。

    ・機械本体の購入代金
    ・機械を運ぶための運送料
    ・機械を設置するための設置費用
    ・機械が正常に動くか確認するための試運転費用

    これらの費用はすべて、機械が使えるようになるために必要な費用ですよね。だから、これらの費用を合計して、取得価額として計上します。

    取得価額に含むもの含まないもの：例

    固定資産の取得価額に含まれるもの・含まれないものは、資産の種類ごとにルールが少しずつ異なります。以下、土地・建物・償却資産に分けて整理します。

    土地の場合

    土地の取得価額には、購入代金のほか、所有権移転登記のための登録免許税や司法書士への報酬、仲介手数料、取得時に必要な造成費、不動産取得税などが含まれます。
    一方で、取得後に発生する固定資産税や都市計画税、維持目的の造成や整地の費用、取得後の融資利息、境界確認のための測量費などは取得価額には含まれません。
    土地は減価償却しないため、取得価額は原則として帳簿上ずっと変わりません。

    建物の場合

    建物の取得価額には、工事請負代金や設計費・監理費、建築確認申請料、工事中の足場や養生などの仮設設備費、登記費用、さらに一定の条件を満たす建築中の利息も含まれます。
    これに対して、引渡し後の修繕費、火災や地震などの保険料、取得後に発生する固定資産税や融資利息、開業告知のための広告宣伝費、家具や備品の購入費などは取得価額に含めません。

    償却資産（機械・器具備品など）の場合

    償却資産の取得価額には、購入代金だけでなく、運搬費や荷役費、据付・組立費、試運転にかかった費用、関税や輸入時の諸費用などが含まれます。
    反対に、運用後の保守契約料、耐用年数1年未満や取得価額10万円未満の消耗品、運用後に作成する操作マニュアル費用、消耗燃料費、設置完了後の融資利息などは取得価額に含めません。

    まとめの考え方

    固定資産の取得価額は、ただ購入した金額を計上するだけではありません。その固定資産が事業で使える状態になるまでに通常必要とされる費用をすべて合計した金額です。

    正しく取得価額を計算することで、会社の財務状況を正確に把握し、健全な経営を行うことができます。もし迷ったときは、「その費用は、固定資産が使えるようになるために必要だったか？」を考えてみてください。

    関連記事：初心者でもわかる！固定資産管理の基本

    会社事務入門＞事務処理のいろいろと事務処理の効率化＞このページ

  • 初心者向け！減価償却費の計算と償却資産申告書の作成ガイド

    「減価償却費の計算」と「償却資産申告書」…言葉を聞くだけで難しそうと感じる方も多いかもしれません。ですが、これらは会社の財産を正しく管理し、税金を納める上で非常に重要な手続きです。

    この記事では、固定資産管理の初心者向けに、減価償却の計算方法から、償却資産申告書の作成までをわかりやすく解説します。

    減価償却計算の基本

    減価償却とは、固定資産の取得費用を、利用できる期間（耐用年数）にわたって少しずつ費用として計上していく会計上の手続きです。

    減価償却が必要かどうかについては、資産の取得価額によって変わります。10万円以上であれば原則として減価償却を行いますが、20万円未満の場合は一括償却資産、30万円未満は少額減価償却資産の特例が適用される場合があります。

    関連記事：減価償却

    償却資産申告書の基本

    償却資産申告書とは、会社が所有する事業用の固定資産（土地・家屋を除く）を、毎年1月1日時点の状況で市区町村に申告するための書類です。この申告に基づいて、「固定資産税（償却資産）」が課税されます。

    申告の対象となる資産

    ・構築物（アスファルト舗装、塀、門、フェンス、看板、屋外給排水設備、煙突、鉄塔など）
    ・機械及び装置（太陽光発電設備、製造工作機械、製造加工機械、旋盤、ポンプなど）
    ・車両及び運搬具（フォークリフト等の大型特殊自動車貨車、構内運搬具、客車、トロッコなど）
    ・工具、器具、備品（測定工具、切削工具、机、いす、パソコン、レジスター、エアコンなど）

    対象となる資産の詳細は、市区町村から送られてくる申告書に資料が同封されています。また市区町村のホームページに掲載されています。

    減価償却計算から申告書作成までの流れ

    １．固定資産台帳の整備: まず、会社が保有するすべての償却資産をリストアップした固定資産台帳を作成します。取得価額、取得日、耐用年数、償却方法などを正確に記録します。

    ２．減価償却費の計算: 固定資産台帳の情報に基づき、個々の資産についてその年度の減価償却費を計算します。

    ３．期末簿価の算出: 取得価額から、これまでの償却費の累計額を差し引いて、期末時点の帳簿上の資産価値（簿価）を算出します。

    ４．申告書の作成: 計算した期末簿価をもとに、償却資産申告書を作成します。

    ５．申告期限: 申告書の提出期限は、原則として毎年1月31日です。

    これらの作業は、固定資産管理のソフトやクラウドサービスを使うと、より効率的に、正確に行いことができます。

    関連記事：これで解決！固定資産管理を楽にするクラウドシステム

    土地・家屋は申告不要

    土地と建物、そして償却資産は、いずれも固定資産税が毎年1月1日時点の所有者に課税されますが、課税対象や管理方法が異なります。

    固定資産税（一般的な意味）

    対象：土地・家屋・償却資産の3種類

    土地や家屋は所有者からの申告は不要です。

    土地や建物は「不動産登記情報・建築確認申請・現地調査（航空写真等）」という複数ルートで網羅的に把握されるため、納税者が申告しなくても課税できる仕組みがあるのです。

    償却資産税（固定資産税の一部）

    対象：土地・家屋以外の事業用資産（機械、器具備品、構築物など）

    事業者が毎年1月1日時点の保有状況を自ら申告する必要があります。

    関連記事：初心者でもわかる！固定資産管理の基本

    会社事務入門＞事務処理のいろいろと事務処理の効率化＞このページ

  • これで解決！固定資産管理を楽にするクラウドシステム

    「固定資産管理」は、会社の財産を正確に把握するために欠かせない業務ですが、減価償却費の計算や現物との照合作業など、手間がかかることが多いですよね。

    そんな悩みを解決してくれるのが、クラウド型の固定資産管理システムです。今回は、会計システムとの連携や、文書・写真・位置情報の取り込みなど、DXを推進する上で特に便利な機能を持つ主要なシステムとその概要を紹介します。

    クラウド型固定資産管理システムのメリット

    従来のExcel管理と比較して、クラウド型システムには以下のようなメリットがあります。

    業務効率化：減価償却計算が自動で行われるため、手作業によるミスがなくなります。

    情報の一元管理：固定資産の台帳、現物の写真、契約書などの関連情報を一か所にまとめて管理できます。

    現物管理の効率化：スマートフォンのカメラ機能などを活用し、現物情報（写真、位置情報）を簡単に記録・更新できます。

    場所を選ばないアクセス：インターネット環境があれば、どこからでも最新の固定資産台帳を確認できます。

    おすすめのクラウド型固定資産管理システム

    1. MFクラウド固定資産

    概要：会計システムで有名なマネーフォワードの固定資産管理システムです。同社の会計システムとの連携が非常にスムーズで、仕訳の自動作成や減価償却費の自動計算が強みです。

    特徴：

    会計システムとの連携：マネーフォワード会計とのシームレスな連携により、固定資産の登録から減価償却費の計上まで自動化できます。

    スキャン取込：スキャンした請求書や納品書をデータとして取り込むことができ、証憑書類と固定資産台帳を紐づけて管理できます。

    現物管理機能：スマホアプリで現物の写真を撮影し、位置情報とともに登録・管理できる機能も搭載しています。

    2. freee固定資産

    概要：こちらもクラウド会計のfreeeが提供する固定資産管理機能です。直感的な操作性で、経理初心者でも簡単に扱えるのが魅力です。

    特徴：

    会計システムとの連携：freee会計との連携が前提となっており、固定資産の登録情報が会計帳簿に自動で反映されます。

    減価償却の自動計算：取得価額と耐用年数を入力するだけで、減価償却費が自動で計算・計上されます。

    書類の添付機能：領収書や契約書などの証憑をデータとして添付し、固定資産台帳と紐づけて管理できます。

    3. 勘定奉行クラウド 固定資産編

    概要：長年の実績を持つOBCの「奉行シリーズ」のクラウド版です。中小企業から大企業まで、幅広い規模の企業に対応できる豊富な機能が特徴です。

    特徴：

    豊富な管理項目：リース資産やソフトウェアなど、さまざまな種類の固定資産を一元管理できます。

    現物管理ソリューション：別途提供されているアプリやシステムと組み合わせることで、QRコードやバーコードを利用した現物照合や位置情報の管理も可能です。

    他システムとの連携：奉行クラウド会計はもちろん、他社の会計システムやERPとも柔軟に連携できる場合があります。

    まとめ：自社に合ったシステム選びのポイント

    クラウド型の固定資産管理システムは、手作業を減らし、管理業務を大幅に効率化してくれます。

    どのシステムを選ぶかは、以下の点を考慮すると良いでしょう。

    現在利用している会計システム：既にマネーフォワードやfreeeなどのクラウド会計を利用している場合は、同じシリーズの固定資産管理システムを選ぶと連携がスムーズです。

    企業の規模と業種：大企業や特殊な固定資産が多い場合は、多機能なシステムが適しているかもしれません。

    現物管理の重要性：固定資産の数が多く、現物照合の手間を削減したい場合は、スマホ連携やQRコード管理機能が充実したシステムがおすすめです。

    デジタルツールを上手に活用して、固定資産管理をもっと楽に、正確に行いましょう。

    関連記事：初心者でもわかる！固定資産管理の基本

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